Det viktigste målet til en avdelingsleder, er å ha så få driftsforstyrrelser som mulig. På en side må arbeidsplanleggingen være så smertefri som mulig, på den andre siden er det viktig at de ansatte er fornøyde. Det krever transparente systemer som gjør fordelingen av vakter og overtidsarbeid etter rettferdige prinsipper.
Det er ikke alltid like lett å få til. Som mellomleder sitter avdelingslederen ofte i skvis mellom føringene og ordrene de får fra ledelsen, samtidig som de må ta hensyn til behovene og ønskene til de ansatte. Men det er fullt mulig å legge arbeidsplaner som blir rettferdige for alle arbeidstakere.
Rettferdighetsprinsippet
Rettferdighetsprinsippet er vel etablert som en viktig verdi i den norske arbeidslivskulturen og det står høyt i kurs for de fleste avdelingsledere. Selv om avdelingsledere sitter med økonomiske mål de skal nå, er det minst like viktig at de oppleves som gode ledere for sine ansatte.
Ulikheter mellom ansatte slår ofte ut i uenighet og en følelse av at rettferdighetsprinsippene er brutt. Om noen havner i situasjoner der de ender opp med å jobbe på julaften tre år på rad, stadig blir satt opp helligdagsvakter og nok en gang må legge sommerferieplanene sine til september, øker risikoen for at motivasjonen synker.
Lager man derimot gode og forutsigbare planer ivaretar man rettferdighetsprinsippet i praksis. Og det er flere ting som kan hjelpe deg med å skape disse planene. La meg gi deg noen eksempler.
Ansattmedvirkning
Ansattmedvirkning er et viktig verktøy for å ivareta rettferdighetsprinsippene i fordelingen av vakter og overtidsarbeid. Det er bedriftsdemokrati i praksis. Med andre ord tilrettelegges det for deltakelse i planleggingsprosessen, der hver enkelt ansatt får innflytelse på beslutningsprosessene som tas på arbeidsplassen.
Her kan du lese mer om hva Arbeidstilsynet skriver om Arbeidsgivers plikt til å sørge for medvirkning
I Norge er det over 500 000 arbeidstakere som jobber skift/turnusarbeid. I Arbeidsmiljølovens bestemmelser heter det at turnusplaner skal avtales, og det forutsettes at tillitsvalgte skal delta i dette arbeidet. Det heter seg at gode arbeidstidsordninger er turnusarbeidernes vernesko, men det kan være krevende for ansatte å vite hvilke lover og avtaler som regulerer arbeidstiden. Derfor stoler mange på at deres tillitsvalgte har god kunnskap om dette, slik at de sørger for best mulige arbeidsvilkår for dem de representerer.
Ansattmedvirkning anses som positivt både for trivselen til de ansatte på arbeidsplassen og produktiviteten til virksomheten som helhet. Motivasjonen og engasjementet går opp når de ansatte får anledning til å påvirke sine egen arbeidshverdag. Motsatt utvikler det seg raskt en likegyldig holdning til arbeidet om det ikke gis rom til å gi den nødvendige innflytelsen på beslutningsprosessene.
Mange kvier seg imidlertid for å la ansatte medvirke i planleggingsprosessen, av redsel for at det tar lengre tid å fatte beslutninger. Men har man de rette systemene og prosessene på plass, kan ansattmedvirkning omsettes til praksis uten at det går ut over effektiviteten samtidig som det gir de ansatte en transparent fordeling av vakter og overtidsarbeid.
Turnusplanlegging er et viktig virkemiddel for å skape et godt arbeidsmiljø, og god turnusplanlegging vil ofte være basert på kunnskap og innspill fra både arbeidsgiversiden og fra tillitsvalgte.
Hyppige endringer av turnus på kort varsel uten at tillitsvalgte og de det gjelder har vært involvert, vil kunne øke belastningene på den enkelte og skape misnøye på arbeidsplassen.
Dokumentasjon
Mangelen på historiske data og historisk informasjon er kanskje den største hemskoen for å fordele vakter på en transparent og rettferdig måte. Mangler du oversikten over hvem som har jobbet når og hvor mye, blir det også vanskelig å fordele arbeidet på en rettferdig måte.
I noen virksomheter og bransjer får du ikke folk til å jobbe ekstra, mens i andre virksomheter og bransjer er det rift om ekstravaktene. I helsetjenestene, for eksempel, der man opererer med små stillingsbrøker, er det stor kamp om de attraktive vaktene.
Har du dokumentasjonen i orden, har du også kontroll på historikken. Og med historikk kan du lettere argumentere for hvorfor en arbeidstaker er nødt til å jobbe til tidspunktene de er satt opp på eller ikke kan jobbe mer overtid.
Se for deg at du havner i en situasjon der det er dissens om hvor mye en arbeidstaker har jobbet over en periode. Har du ikke digitale systemer med enkel tilgang på informasjonen, må du antakeligvis bruke forholdsvis mye tid på å lete i arkiver etter gamle papir eller Excel-ark. Istedenfor å bruke fem minutter på å finne informasjonen du trenger, ender du opp med å bruke to timer. Det er både ineffektivt og irriterende.
Viktigheten av et godt arbeidsplanleggingssystem
En transparent fordeling av vakter og overtidsarbeid behøver ikke være en vanskelig øvelse. Men begrenses du av utdaterte systemer som hemmes av mye manuelle prosesser, er det utfordrende å få til en rettferdig fordeling av vakter og overtidsarbeid.
Om de ansatte hos deg først skal fylle ut papirskjemaer for sin arbeidstid som du igjen legger inn manuelt i store regneark, øker risikoen for feil og du mister oversikten. Ikke minst har du ingen muligheter til å avstemme vaktfordelingen opp mot lov- og avtaleverk tilknyttet overtidsarbeid eller lønnssystemer.
Det finnes imidlertid digitale systemer som kan hjelpe deg med å effektivisere planleggingsarbeidet og gjøre det lettere å fordele vaktene og overtidsarbeidet på en rettferdig og transparent måte. Slike systemer bør inneholde følgende muligheter:
- Selvbetjente løsninger: Løsninger der arbeidstakere selv kan finne informasjon om sitt eget arbeidsforhold, i form av vakter, overtidsarbeid og ferier, øker transparensen i fordelingen av vakter og overtidsarbeid. Hvis det i tillegg er mulig å forespørre om bytter av vakter og avspasering og registrere ekstraarbeid, vil det hjelpe deg til å ivareta ansattmedvirkningen i planleggingsprosessen.
- Enkel tilgang på historiske data: Det er lett å glemme, men du kan være trygg på at de ansatte det gjelder husker. De vil huske at kollegaen fikk godkjent overtid, men at de selv ikke fikk det godkjent. Har du tilgang på historisk data er det lett å gå tilbake og argumentere for hvorfor slike og andre lignende avgjørelser ble tatt.
- Kontroll på arbeidsmiljøloven: Har du dokumentasjonen på plass med enkel tilgang til historiske data om vakter og overtidsarbeid, er det lettere å sjekke om vikaren du ringer eller arbeidstakeren du spør om overtidsarbeid holder seg innenfor lovens grenser.
