Vismas robot, Bot-Anna bestod prøvetiden på NTNU

Dette blogginnlegget ble først publisert i 2018, men har senere blitt oppdatert.

– Alt går så mye raskere

I tillegg til å måtte leve opp til effektiviseringskrav fra myndighetene er NTNU en stor organisasjon bestående av mange enheter med ulike rutiner og arbeidsprosesser.

– Vi har hatt et stort behov for å standardisere manuelle rutiner, forteller seksjonsleder for økonomitjenester ved NTNU, Ingrid Eide.

Bot-Anna har bidratt til at NTNU kan standardisere prosesser knyttet til reise og refusjon for hele organisasjonen. Som første norske universitet til å teste robotisering har NTNU erfart at det er store gevinster å hente i økt effektivisering.

– Det som er kjempepositivt er at alt går så mye raskere, sier Eide.

Bot-Anna jobber jevnt og trutt døgnet rundt, hele uken. I september ble 42 % av reise- og utleggsskjemaene ved NTNU innsendt utenfor normal arbeidstid. Da er det gunstig å ha en ansatt som aldri sover og kan arbeide uansett tid på døgnet. Tiden det tar for Bot-Anna å kontrollere en reiseregning går så fort som to minutter og 45 sekunder i snitt. For refusjon av utlegg er tiden så lav som ett minutt og 40 sekunder.

– Vi er nå til enhver tid à jour med reiseregninger i HR-portalen. Dette har vi aldri opplevd før, forteller Eide.

Halvering i årsverk

For hvert skjema Bot-Anna kontrollerer oppnår NTNU gevinst i form av frigjort tid. Inntil nå har rundt åtte ansatte håndtert reiseregninger og refusjon av utlegg som en del av sine faste arbeidsoppgaver. Etter ansettelsen av Bot-Anna ser de at ressursbehovet går nedover.

«Bot-Anna frigjør såpass mye kapasitet at NTNU vil spare tre til fire årsverk. Dette tilsvarer en halvering av årsverk knyttet til behandling av reise og variabel lønn!»

Ingrid Eide, seksjonsleder for økonomitjenester ved NTNU

– Automatisering av manuelle prosesser gir handlingsrom til å omdisponere roller og bruke ressurser på andre oppgaver i seksjonen, sier Eide, som samtidig understreker at ingen vil bli sagt opp som følge av Bot-Anna, men at reduksjonen i bemanningen blir tatt ned i forbindelse med naturlig avgang og omdisponering.

Kort og intensiv pilotperiode

Prosessleder for lønn ved NTNU, Gøril Wærum, beskriver pilotperioden som kort og intensiv. Løsningen var rask å få opp, og det har vært uproblematisk å korrigere og endre ting i konfigurasjonen underveis.

– Visma og NTNU har hatt et tett samarbeid i hele pilotperioden. Dette har hatt mye å si for at vi har kommet dit vi er i dag, forteller Eide.

Pilotperioden bestod av tre faser dedikert til tre uker hver. Overgangen til neste fase ble ikke gjennomført før man var trygg på at foregående fase var ok. Kvalitetssikring, vurdering av regelsett og kontrollpunkter for å tilfredsstille dokumentasjonskrav og gjeldende regelverk har vært sentrale fokusområder underveis.

Viktig å informere

NTNUs ansatte hadde naturligvis mange spørsmål knyttet til den nye digitale ansatte i begynnelsen. Det var derfor svært viktig for NTNU å finne gode arenaer for å informere de ansatte i pilotperioden.

– Vi har brukt mye tid på å informere, både ved besøk på enheter og ved å legge ut informasjon på intranettet og våre meldingskanaler. Dette har vi opplevd stor effekt av i ettertid, sier Wærum.

Tilbakemeldingene fra de ansatte i organisasjonen har vært både positive og negative. De negative har gjerne kommet etter at Bot-Anna har sendt skjemaer i retur. Noen ganger har det vært behov for å korrigere adferden hennes, men ofte har det å bistå med tips og triks til ansatte om hva de selv kan gjøre for at et skjema ikke skal komme i retur gitt resultater.

– Man kan løse mye med robotisering

I dag er omtrent 45 % av alle reiseregningene korrekt utfylt når Bot-Anna får skjemaet til kontroll. For refusjon av utlegg var 64 % av skjemaene korrekt utfylt i september.

– Vi ønsker å få opp prosenten på hvor mange reiseregninger hun klarer å behandle korrekt, med målsetning om 60-70 %. Dette er noe vi vil jobbe med fremover, sier Eide.

Det ligger masse potensiale i Bot-Anna, både når det gjelder å bedre eksisterende prosesser og automatisere enda flere arbeidsprosesser. Eide mener det er mye å hente på automatisering av skjemaflyt og hvordan organisasjonen jobber med HR knyttet til for eksempel ferie, permisjon og fravær. I tillegg ser de potensiale i automatisering av prosesser knyttet til nyansettelser.

– I mange tilfeller ser man et ønske om å bedre systemer og løsninger, men mens vi venter på at systemene blir bedre kan man løse mye med robotisering, understreker Ingrid.

Suverent samarbeid

Interessen for roboter er stor ved NTNU. Eide forteller at det kreves tid og kompetanse å bygge selv, men at de allerede har begynt arbeidet med å utvikle egne roboter som de på sikt vil jobbe mer med.

– Vi bruker lenger tid når vi skal utvikle tilsvarende løsninger selv uten så mye erfaring. Det har dermed vært interessant å være med på reisen sammen med Visma, og i første omgang kjøpe løsningen kontra å utvikle helt selv, sier Eide.

Effektivisering av arbeidsoppgaver og prosesser er helt klart noe alle organisasjoner må etterkomme i tiden fremover. Eide mener at NTNU er i særstilling som har fått være med på å utvikle Bot-Anna sammen med Visma.

– Både NTNU og Visma har jobbet veldig dedikert med prosjektet. Det har helt klart vært viktig å ha positive krefter med fra begge kanter, og vi syns samarbeidet med RPA-teamet til Visma med Visma Multi har vært helt suverent!

Bot-Anna’s merittliste siden oppstarten i april:

• 900,4 % økning siden oppstart
• Totalt behandlede skjemaer (per 31.10.18): 23 476
• Raskest behandlede skjema i september: 7,8 sekunder
• Flest behandlede skjema på én uke: 2 251