Modum kommune: Enklere og mer fleksibel hverdag med Visma Enterprise Plus

Modum er en innlandskommune i Viken, med omtrent 14500 innbyggere og rundt 1200 ansatte. IT-avdelingen er relativt liten, men dekker omtrent 3000 brukere og enheter, inkludert helse og sosial, skoler, barnehager og administrasjon. 

Da pandemien inntraff i mars 2020, var kommunen allerede godt i gang med å digitalisere drift og tjenester. Den nye tilværelsen med isolering og hjemmekontor gjorde at ballen begynte å rulle enda raskere, blant annet med bruken av Teams for internkommunikasjon og andre hjemmekontorløsninger. Vi tok en prat med IT-sjef Håvard Orsten og fagansvarlig på regnskap, Kaija Langeland, for å høre om deres erfaringer med Visma Enterprise Plus.

– Vi var tidlig ute med Microsoft 365 i sky, forteller Håvard. – I digitaliseringsstrategien vår har vi et høyt fokus på utvikling og innovasjon. Vi ser skyløsninger som hensiktsmessig, både med hensyn til sikkerhet, kontroll, proaktiv jobbing, fleksibilitet og at vi må bygge på de ressursene vi har.

Smertefri migrering til skyen

Da Modum kommune skulle gjennomføre selve migreringen, opplevde de at prosessen gikk relativt smidig. – Vi fikk ryddet godt i dataene, sier Håvard med et smil. De ansatte fikk god opplæring via opplæringsvideoene som fulgte med, slik at de kunne ta i bruk løsningen raskt. Det var estimert tre dager nedetid i forbindelse med migreringen, men kommunen var fullt operativ i sky etter kun to dager. 

Enkel overgang og fleksibelt i bruk

Det er kanskje nærliggende å tenke at nye systemer fører til behov for en del opplæring. Dette var også noe fagansvarlig Kaija kjente på en liten bekymring for i forkant av prosjektet. – Men vi bruker systemet på samme måte som før, forteller hun. – I tillegg slipper vi nå ventingen på en tredjepart for oppdateringer. Nå skjer oppdateringene natt til torsdag hver uke, uten at vi trenger å forholde oss til tredjepart eller nedetid.

IT-sjefen legger til at de også opplever økt fleksibilitet, blant annet fordi de nå benytter to-faktor autentisering og nummer matching for å få logget seg på fra hjemmekontoret. – En av våre fast ansatte på IT sitter faktisk i Lofoten, men gode systemer gjør at tjenester og drift ikke reduseres angående kvalitet og sikkerhet, sier Håvard. – Forenklingen vi opplever med Enterprise Plus har gitt oss en stor gevinst!

Visma Enterprise Plus brukes hovedsakelig innen økonomi, fakturering og mottak, og kommunen bruker en kombinasjon av Windows- og webversjonen av programvaren, avhengig av oppgaven. Modum kommune har en kontaktperson i Visma de kan forholde seg til, og de opplever at de får både kontakt og tilbakemelding raskt når de har spørsmål eller utfordringer.

Jobber mer proaktivt etter migreringen

Tidligere, da Modum kommune kun hadde on prem-løsninger, opplevdes hverdagen som kommuneansatt mer tungvint. – Det var blant annet en mye tyngre prosess å få logget seg inn på systemene, sier Kaija. – Det var mange plattformer å forholde seg til. I tillegg måtte vi vente på en tredjepart for oppdateringer.

IT-avdelingen opplever nå færre daglige henvendelser enn før migreringen. Håvard kan fortelle at de har gått bort fra å drive med brannslukking, til å jobbe mye mer proaktivt. Dette kommer hele kommunen til gode, også i form av at IT-sikkerheten nå får et høyere fokus.

Økt trygghet i sky

Modum kommune følger NSM (Nasjonal sikkerhetsmyndighet) sine grunnprinsipper. Disse prinsippene kan deles inn i fire pilarer:

1. Identifisere og kartlegge – å forstå virksomhetens leveranser og tjenester, få oversikt over hvilke teknologiske ressurser som må sikres og de roller og brukere virksomheten består av.
2. Beskytte og opprettholde – ivareta en forsvarlig sikring av IKT-systemet og opprettholde den sikre tilstanden over tid og ved endringer. 
3. Oppdage – oppdage og fjerne kjente sårbarheter og trusler. Deretter etablere sikkerhetsovervåking. 
4. Håndtere og gjenopprette – håndtere sikkerhetshendelser effektivt.

– Det er først og fremst viktig å ha kontroll, være proaktive, og ha hendelseshåndtering, forteller Håvard. – Hvor ligger ansvaret, hvem gjør hva? Vi har en GDPR-gruppe som har satt opp en ROS-analyse av alle produktene vi bruker, og vi har oppfølging av databehandleravtaler som ligger til den gruppa. Og da ser vi også til at NSM sine grunnprinsipper er oppfylt

Godt rustet for en digital fremtid

Overgangen til Enterprise Plus gjør det enklere for Modum kommune å møte den digitale fremtiden på en god måte. Brukerne er mer effektive og mer fornøyde med løsningen og IT-sjefen kan sove godt om natten fordi IT-sikkerheten er høyere. 

– Hvis jeg skulle gitt et tips til andre kommuner som vurderer å migrere til skyen, er det å legge vekt på integrasjonen mot identitets- og tilgangsstyringstjenesten Azure AD, sier Håvard. – Tofaktorautentisering gjør det enklere og sikrere for våre brukere. 

– ID-porten er historie for min del, skyter Kaija inn med et smil. – Det blir for tungvint. Innlogging med Azure AD er gull verdt, avslutter hun.

Kontakt oss

Vil du vite mer om Visma Enterprise Plus? Fyll ut skjemaet, så hører du fra oss.