10 grunner til at du bør bytte til nettbasert ERP-system
Vurderer du å bytte ut forretningssystemet ditt? 30.000 bedrifter planlegger å flytte til skyen det nærmeste året. Det viser en undersøkelse mot 200 ledere i små og mellomstore bedrifter1. Ni av ti sier også at de ikke opplever at IT-tjenester fra nettskyen er kostbart.
Når stadig flere ledere rundt deg oppdager de åpenbare konkurransefortrinnene nettbaserte systemer gir, gjør du deg selv en bjørnetjeneste om du ikke handler du også.
Vil du heller lese guiden som en PDF?
Infact for Amesto (2019)
Hvor vanlig er det å bruke skytjenester?
Jo større bedrift du har, desto større sjanse er det for at du bruker en skytjeneste. 60 prosent av bedrifter med over 100 ansatte kjøper nettbaserte tjenester2. Av de ulike tjenestene, er det størst økning hos bedrifter som kjøper finansielle og regnskapsrelaterte nettskytjenester.
8 av 10 bruker skytjenester
Ser vi på bruken av skytjenester i offentlig sektor3, økte den fra 75 til 84 prosent, bare fra 2018 til 2019. Til sammenligning var det kun 26 prosent som brukte skytjenester i 2012.
7 av 10 kommuniserer i skyen
Samme undersøkelse viser at stadig flere bruker nettet til å kommunisere på jobb. Fra 2018 til 2019 økte andelen fra 62 til 70 prosent.
7 av 10 bruker virtuelle møterom
Bruk av virtuelle møterom, altså møter på tvers av kontor-/etasje-/by-/landegrenser, knyttet sammen ved hjelp av teknologi, har økt jevnt og trutt de siste årene. I 2019 svarer 72 prosent at de bruker virtuelle møterom.
Markant økning i bruk av kontorstøtteverktøy
I 2012 var det kun 16 prosent som brukte digitale verktøy på jobben – året etter gikk tallet faktisk ned til 11 prosent. Spoler vi frem til 2019, finner vi at hele 64 prosent bruker digitale hjelpemidler.
Så hva er forskjellen på lokalinstallert og
skybasert ERP?
Lokalinstallert ERP
Eldre ERP-systemer kjennetegnes av å være lokalinstallerte, med store serverparker og komplisert hardware-struktur. Løsningene krever tilgang på et teknisk IT-team som overvåker og vedlikeholder strukturen for optimal funksjon til enhver tid.
Mange bedrifter velger å outsource driften til et ASP-senter, som betyr at programvare og data ligger utenfor bedriftens bygning. Ved oppdateringer og vedlikehold påløper kostnader for konsulentbistand.
Investeringer
En lokalinstallert løsning fører med seg en del oppstarts- og driftskostnader. Du skal betale for maskinvare, servere, lisenser for programvare med mer.
Maskinvare
Du må selv ha egen maskinvare og alt av plattformer når du bruker et tradisjonelt system. Vedlikeholdsansvaret ligger naturligvis også hos deg.
Sikkerhet
Du er ansvarlig for sikkerheten når du bruker et lokalinstallert ERP-system. I praksis betyr det at når du har egen server, med dine personopplysninger, så er det selskapet som er ansvarlig for å ivareta sensitive data.
Mobilitet
Begrenset tilgang fra mobile enheter.
Vedlikehold og oppdateringer
Oppdateringer må utføres manuelt av bedriften din, eventuelt ved hjelp av konsulent. Oppgraderinger eller funksjonsforbedringer kan ta lang tid og medføre store kostnader.
Nettbasert ERP
Når vi snakker om nettbasert ERP, mener vi at tjenesten driftes i serverparker i skyen. Oppdateringer skjer automatisk og kostnadsfritt. Det eneste du betaler for, er den månedlige avgiften for å benytte deg av programvaren som er tilgjengelig via nettleser.
Et nettbasert ERP-system gjør det enkelt for deg å integrere andre løsninger. Kanskje bruker du et lønnssystem eller en løsning for lagerstyring du er veldig fornøyd med. Eksempler på dette kan være innkjøp og varehandel, lagerstyring, salg, markedsføring, økonomi, HR og andre prosesser i en helhetlig løsning.
Investeringer
Med en nettbasert løsning er utgiftene knyttet til oppgraderinger samt drift og service av servere, historie. Du betaler kun for den faktiske bruken.
Frigjør tid
Nettbasert ERP frigir både plass og tid til å fokusere på verdiskapende arbeidsoppgaver, fordi leverandøren har alt ansvar for servere samt maskin- og programvare.
Sikkerhet
Med et nettbasert system er det leverandøren som sørger for at datasikkerheten er ivaretatt. Du har en leverandør som til enhver tid sikrer at alle innganger til systemet ditt er vanntette.
Mobilitet
Alle data er alltid tilgjengelig fra alle enheter. Så lenge du er tilkoblet nettet, har du tilgang på all informasjon i sanntid.
Vedlikehold og oppdateringer
Løpende oppdatering og oppgradering gjøres automatisk av leverandøren.
Jeg kjenner meg ikke igjen, hos oss bruker vi en kombinasjon
I praksis har mange bedrifter i dag en hybridmodell. De har gjerne et lokalinstallert ERP-system og integrerer nettbaserte tilleggsløsninger på toppen for gjøre systemet mer brukervennlig.
Da får ansatte for eksempel muligheten til å føre reiseregninger på nett eller timeregistrering på mobil. Likevel er kjernesystemet forankret i en lokalinstallert server.
– Hvordan vet jeg om bedriften er klar for et nettbasert ERP-system?
Vi ser at det er hovedsakelig tre grunner til at bedrifter velger å gå over til et nettbasert ERP-system.
Økt lønnsomhet
Bedre likviditet
Høyere produktivitet
ERP-systemet er kjernen i bedriften. Gjennom årenes løp er systemet blitt utviklet for å tilpasse seg bedriften, som hele tiden forventer mer av ERP-systemet sitt. Nye behov har gitt rom for nye spesialtilpasninger. Databasene har vokst seg store.
Mange som bruker lokalinstallerte systemer opplever at de fungerer helt fint, at systemene tilfredsstiller de behovene du har for å drifte virksomheten din – i hvert fall inntil videre. Men etter hvert som bedriften vokser, er det naturlig å ønske å gi flere brukere tilgang til forretningssystemer.
På et tidspunkt vil dere merke at systemet ikke kan tilpasses eller skreddersys ytterligere. Bedriften din har kanskje hatt en oppadgående kurve hva gjelder både omsetning og årsverk ditt har vokst ut av det eksisterende ERP-systemet og er nødt til å gå over til en løsning som er utviklet for å matche dagens arbeidsmetoder. Eller?
Nedetid på grunn
av oppdateringer
Bedriften benytter forskjellig programvare som alltid må være oppdatert og brukervennlig. IT-systemene preges derfor av mye nedetid på grunn av oppdateringer og installasjon av nye brukergrensesnitt. I det lange løp kan dette påvirke bedriftens produktivitet.
Godt nok er ikke
lenger godt nok
Er det at noe fungerer «godt nok», godt nok for deg? Er systemene bærekraftige for bedriftens lønnsomhet og vekst? Løfter du blikket, vil du kanskje se at flere av prosessene i bedriften din både er tungvinte og tidkrevende.
Systemer som
ikke snakker sammen
Mange bruker flere systemer for å administrere ulike deler av bedriften. Problemet oppstår når disse ikke snakker sammen. Dermed må dere dobbeltpunche eller bruke tid på å finne data og tilganger. Dette kan gjøre at kritisk informasjon forsvinner og at viktige beslutninger tas på feil grunnlag.
Flere tegn på at det er på tide med nettbasert ERP
Ofte er det en sum av ulike faktorer som avdekker behovet for et nytt ERP-system. Hvis informasjons- og prosessflyten i bedriften din er ineffektiv, og hverdagen fylles av mange manuelle rutiner, er det vanligvis et tydelig tegn. Du kan også stille deg selv disse spørsmålene:
- Benytter dere flere systemer for å administrere ulike avdelinger, men systemene snakker ikke sammen?
- Benytter dere ulik programvare som dere må oppgradere med jevne mellomrom?
- Har dere høye vedlikeholds- eller lisenskostnader?
- Har du lite eller ingen oversikt over de faktiske IT-kostnadene?
- Bruker dere en leverandør som ikke leverer tilfredsstillende oppgraderinger eller brukergrensesnitt?
10 grunner til at du bør bytte til nettbasert ERP-system
1.
Du får kontroll på kostnadene
…fordi et abonnement på nettbasert ERP er forutsigbart, da du betaler en fast månedssum for programvare, backup, drift og support. Selve overgangen til vil innebære en engangskostnad relatert til oppstart og implementering, samt opplæring internt i bedriften i bruk av programvaren.
Kostnadene vil variere fra bedrift til bedrift, basert på behov og nødvendighet. Be leverandøren din om å gi deg et estimat under de innledende samtalene, før kostnadsbildet så blir enda tydeligere under utarbeidelsen av prosjektplanen.
2.
Du vil oppleve økt effektivitet
…fordi det nye ERP-systemet ditt er tilgjengelig på alle enheter, når og hvor som helst. Dette øker produktiviteten fordi ansatte kan gjøre enkle oppgaver med sikker tilgang mens de er på farten.
Gjennom automatisering kan systemer tilpasses til din bedrifts arbeidsflyt og forretningsprosesser. Behandling av dokumenter kan utføres automatisk til en tidsplan som passer din bedrift, med mulighet for å sette opp varsler for økt kontroll.
3.
Du kan pensjonere ordet «oppgraderinger» fra vokabularet
…fordi servere, backup-rutiner og installasjoner i de fleste tilfeller ligger hos leverandøren. Du trenger derfor ikke å bry deg med de tradisjonelle utfordringene som følger med det å ha løsningen på egen server. Si farvel til oppgraderinger, konsulenttime etter konsulenttime og store investeringer. I tillegg vil de ansatte alltid jobbe i den nyeste versjonen.
4.
Du kan stole på at dataene dine er trygge
…fordi IT-sikkerhet i dag er forretningskritisk. I tillegg er det komplekst; datasikkerhet handler om mer enn lange passord som byttes hver tredje måned. Systemleverandørene sitter på skyhøy (!) IT-kompetanse. De tester kildekoder og tredjepartskomponenter, samt sikrer at systemene er trygge mot eksterne trusler.
Som bedrift er du også opptatt av hvor dine data er prosessert og lagret. Når du skal velge din leverandør, må du vite at de bruker datasentre med høyeste grad av sikkerhet og med gode backup-rutiner. I tillegg er det viktig at det foreligger en beredskapsplan for katastrofer.
Kravene til håndtering av data er like, nettbasert eller ikke. Fordi systemene til enhver tid oppdateres og vedlikeholdes, sikrer skyløsninger at bedriften holder seg til gjeldende regler for datasikkerhet.
5.
Du kan jobbe i en fleksibel og skalerbar løsning
…fordi når bedriften din vokser og får nye behov, kan ERP-systemet utvides i nettskyen med noen få tasteklikk. Trenger du flere integrasjoner, kontakter du leverandøren din, som deretter setter opp et møte for å se på hvilke muligheter som finnes for ditt behov.
Ofte er dette fordi du ønsker at ERP-systemet ditt skal integreres med andre kjernesystemer. Gode integrasjoner trenger du for å jobbe smidig og fleksibelt, slik at du raskt kan tilpasse deg endrede markedssituasjoner og gripe muligheter.
6.
Du sparer ressurser og tid
...fordi automatisering av administrative prosesser fjerner det manuelt arbeid som enkelt . Et nettbasert ERP-system legger til rette for automatisering av både fakturering, inn- og utbetalinger, fakturagodkjenning, reiseregninger, purring og inkasso, alt i én og samme løsning.
Automatisering frigir tid. Det gjør at de ansatte kan bruke tiden på mer verdiskapende oppgaver. Kundepleie og kartlegging av salgspotensialet hos eksisterende og nye kunder er oppgaver som ofte ikke får nok oppmerksomhet. Her får du en gyllen mulighet til å utvikle dine ansatte og øke veksten i din bedrift.
7.
Du får uslåelig innsikt i dataene dine
...fordi nettbaserte ERP-systemer gir deg tilpassede sanntidsrapporter og dashboard for fremstilling av tall. De ansatte kan dermed ta viktige forretningsbeslutninger basert på oppdaterte, fremfor historiske data.
Når de ansatte jobber i skyen, kan de samarbeide uten å måtte være i samme rom eller samme land. Det er imidlertid ikke bare skyens tilgjengelighet som gjør den så viktig, men også det faktum at endringer og oppdateringer av et prosjekt eller et dokument vises i sanntid.
8.
Du får systemer som snakker sammen
…fordi nettbasert ERP-system gir store muligheter for integrasjoner har avansert funksjonalitet integrert med hverandre. I samråd med leverandøren din velger du de funksjonene du trenger, slik at du får riktig og bærekraftig funksjonalitet på både administrasjons-, leder- og ansattnivå.
9.
Du jobber i én løsning
...fordi bedriftsdata ikke lenger trenger å være spredt mellom Excel-dokumenter og bak ulike innlogginger. Både ledere og ansatte kan jobbe smartere, og i tillegg få full innsikt i eget arbeidsforhold.
10.
Du legger til rette for en digital og bærekraftig fremtid
...fordi å velge et nettbasert ERP-system er et skritt i retning mot å utnytte de mulighetene digitalisering gir. En digital strategi er ikke noe som lever på siden av alt annet, men er en grunnpilar i hele bedriftens forretningsstrategi.
