Automatiserte ansettelsesprosessen i landets største helseregion
Slik sparer Helse Sør-Øst mer enn 50 000 arbeidstimer hvert år.
– Overgangen har vært som en revolusjon.
Etter at sykehusene i Helse Sør-Øst gikk fra manuelle rutiner ved nyansettelser til å automatisere hele ansettelsesprosessen, har de årlig spart flere titalls tusen arbeidstimer.
– Vårt fokus er alltid pasientbehandling og pasientenes sikkerhet. Derfor betyr det mye at prosessene knyttet til de administrative arbeidsoppgavene våre er mer effektive og tidsbesparende enn tidligere. Det har gitt de ansatte en hverdag med mindre arbeidspress og frigjort tid til andre viktige personaloppgaver, sier Kjersti Høyen. Hun er rådgiver for utvikling- og tjenesteetablering i Sykehuspartner, som blant annet tar seg av lønn- og personaltjenester til alle sykehus på Sør- og Østlandet. I samarbeid med Visma har hun vært med på å digitalisere ansettelsesprosessen ved sykehusene i regionen.
Last ned vår gratis guide: Ansattreisen automatisert – fra A til Å.
Fra dobbeltarbeid til automatikk
Flere sykehus opplevde utfordringer når det gjaldt tidsbruk hos både ledere og ansatte. Det var ofte dobbel- og trippelarbeid, og særlig mye tid ble brukt på registrering, arkivering og utfylling av skjemaer i forbindelse med ansettelsesprosesser.
Utfordringen var for mange oppgaver og for få folk. Det ledere egentlig skulle bruke tiden sin på, ble nedprioritert, slik som direkte lederstøtte og rådgivning til lederne på sykehusene, forteller Høyen.
I dialog med Visma begynte arbeidet med en effektivisering av ansettelsesprosessen, der frigjøring av viktige ressurser og lavere arbeidspress var to av målene. Resultatet ble en digital løsning som automatiserer store deler av de administrative oppgavene ved nyansettelser.
– Vi har fått veldig mye av det vi ønsket oss. Den absolutt største gevinsten er at all informasjon er samlet i HR-Portalen. Det gir sykehusene en totaloversikt over en stor andel av oppgavene som ligger til personalavdelingen. I tillegg slipper lederne å fylle ut bestillingsskjemaer med den samme informasjonen flere ganger, eller å bruke tid på å purre eller kontrollere at oppgaver blir gjort. HR-Portalen gir dem full oversikt over prosessen, sier Kjersti Høyen.
Kommunikasjonen med arbeidssøkere er også lagt om. Nå signerer kandidatene arbeidsavtalen digitalt, slik at svaret ofte foreligger samme dag, istedenfor etter to uker.
– Når prosessen er automatisert, er det så mye lettere å planlegge, ha fokus på drift og beregne ressurser frem i tid.
Halvert tidsbruk
I dag brukes HR-Portalen av alle HR-ansatte i Helse Sør-Øst, og i uformelle målinger har de beregnet at tiden som tidligere ble brukt på ansettelsesprosessen, nå er halvert.
– Vi har estimert at vi sparer mellom 50 000 og 75 000 arbeidstimer hvert år. For noen har dette vært en revolusjon som har gitt store gevinster. I tillegg til å fjerne flere trivielle oppgaver, har arbeidsmengden blitt mer overkommelig og gitt en hverdag med økt trivsel og bedre arbeidsmiljø. Enkelte har også fått tid til mer, spesielt når det gjelder veiledning av ledere,
Lederne hun har snakket med er opptatt av at de nå har frigjort mer tid til å følge opp sine ansatte, noe som til syvende og sist kommer pasientene til gode.
– Det er dette som er vårt mantra. Det stilles enorme krav til ledere i form av hva de skal kunne, og enkelte ledere kan ha personalansvar for opp til 200 ansatte. Det er en nesten uoverkommelig jobb, og målet vårt er å bidra til at deres arbeidsmengde blir redusert, sier Høyen.
Under pandemien har den digitale løsningen vært ekstra takknemlig å ha på plass, og gjort det mulig for de aller fleste i HR-avdelingen å jobbe effektivt på hjemmekontor.
– Det har vært en kjempefordel når mange av oss har jobbet på hver vår kant. Det har muliggjort en digital flyt, uten mange skjemaer og utskrifter. I tillegg har det lettet jobben med å planlegge ansettelser og rekruttere sykehuspersonale i en krevende tid, sier Høyen.
Jakter på digitalisering
Løsningen Helse Sør Øst bruker en skybasert løsning for store bedrifter og foretak med høy grad av automatisert arbeidsflyt innenfor lønn og HR.
Visma Enterprise og Sykehuspartner er allerede i gang med neste skritt på veien mot en mer effektiv arbeidshverdag. Nå står fratredelsesprosessen for tur, og målet er at den blir like effektiv som rutinene ved ansettelser.
Visma Enterprise har også utviklet systemer som håndterer andre områder av HR-arbeidet. For eksempel blir 80 prosent av de 120 000 reiseregningene og kjørebøkene Sykehuspartner håndterer hvert år, nå godkjent uten håndspåleggelse, mens de tidligere ble manuelt håndtert. Systemet egner seg for alle store bedrifter og foretak som vil ha orden og effektivisering av lønnsutbetaling og andre HR-prosesser.
– Vi erfarer at mange bedrifter fortsatt kan spare mye tid på å automatisere manuelle rutiner. Vi i Visma Enterprise har bygget opp solid ekspertise på området, og hjelper gjerne til i digitaliseringsarbeidet.