Det er ikke lett for en liten bedrift å holde oversikten over alle innkjøpsavtalene sine, spesielt ikke når den som skal ha ansvaret også har en rekke andre forpliktelser å holde øye med.

Permobil er i en slik situasjon, og slet tidligere med å ha kontroll på de ikke-strategiske avtalene sine.

Bedriften som tilbyr rullestoler og andre viktige hjelpemidler for mennesker med funksjonsnedsettelse brukte en rekke lokale innkjøpsavtaler, som gjorde det nesten umulig å holde oversikten over forbruket og hva som ble kjøpt inn. De ble med i Visma Innkjøpssamarbeid i 2022, og med innkjøpssamarbeidets avtaler og tekniske løsninger har de nå full kontroll og oversikt.

– Innkjøpene og avtalene våre var uryddige og uoversiktlige, så det var vanskelig å sette begrensinger og fremtidige mål. Nå etter vi har tatt i bruk avtalene til innkjøpssamarbeidet har vi derimot god oversikt over avtalene til alle lokasjonene våre. Nå kan vi sette opp budsjetter og mål, og enkelt overse hvor vi ligger an i forhold til disse, sier administrasjonssjef Willy Andersen

Han nevner at de blant annet tidligere brukte lokale bedrifter for henting av containere og el-avfall, og at av og til tok Permobils ansatte selv med seg avfall for å kaste på gjenbruksstasjonene. I tillegg hadde de lokale avtaler med forskjellige renholdsbyrå til de forskjellige lokasjonene. Det er lett å forstå at det var vanskelig å ha kontroll på avfallsforbruket.

– Det er jo viktig å ha kontroll over avfallet sitt med tanke på bærekraft og lignende, og med ordningen vi hadde tidligere var det så godt som umulig. Etter vi begynte å bruke Visma Innkjøpssamarbeids avtale på avfallssortering har vi enkel tilgang til å se hva vi kaster, som gjør det mye enklere å sette seg bærekraftsmål for fremtiden. I tillegg har avtalen på rengjøring gjort at vi nå har god kontroll på også dette området, sier Andersen.

Sparte store beløp

Administrasjonssjefen er den som har ansvaret for innkjøpene i Permobil, selv om det ikke er hans eneste ansvar. Det gjør at det kan være vanskelig å vite hva som er viktig når man skal inngå nye avtaler, og ikke minst hva man bør se opp for når man skal si opp sin eksisterende avtale.

– Kontaktpersonen vår i Visma Innkjøpssamarbeid tipset oss om at vi burde gjøre en evaluering av vår strømavtale. En gjennomgang viste at vi også her kunne spare store beløp med innkjøpssamarbeidets avtale.

– I tillegg gjorde hun meg klar over at om jeg skulle si opp vår nåværende strømavtale måtte jeg gjøre det i inneværende måned, hvis ikke ville avtalen bli fornyet med et helt år til. Så det var bare flaks med timingen, og at jeg fikk eksperthjelp fra rådgiverne til å oppdage slike detaljer jeg ikke har tid til å sette meg inn i selv, forteller han.

Hjelpen fra innkjøpssamarbeidet gjorde som vi nevnte tidligere til at Permobil nå sparer store beløp hvert år på strøm med den nye avtalen.

Veldig god kundebehandling

I Visma Innkjøpssamarbeid har Permobil og Willy Andersen fra start hatt en fast kontaktperson, som har hjulpet dem med å analysere deres eksisterende avtaler, og anbefale hvilke avtaler de burde ta i bruk. Dette har vært til stor hjelp for Permobil.

– Kundekontakten vår ga oss først en god introduksjon til innkjøpssamarbeidet, og har etterpå vært til stor hjelp for å effektivisere og organisere innkjøpene våre. Vi har hele tiden fått den supporten vi har behov for, og da fått hjelp til det vi måtte lure på, sier Andersen.

I tillegg til støtte fra kundekontakten skryter Andersen av innkjøpsportalen, en løsning som gjør det enkelt å holde oversikt over avtalene som finnes, og de de bruker.

– I portalen er det jo lett å se de avtalene vi bruker og holde oversikt over dem. Samtidig får man et overblikk over de andre avtalene som eksisterer, og om det er noen man kunne tenke seg å bruke i fremtiden. En slik portal gjør det enkelt for oss å holde oversikt over alle avtalene, sier Andersen.

Ønsker du også å redusere din bedrifts innkjøpskostnader og samtidig få mer tid til å drive med organisasjonens kjernevirksomhet og få kontroll over avtalene? Prøv Visma Innkjøpssamarbeid gratis og uforpliktende og se hvor mye du kan spare med våre fremforhandlede avtaler.

Prøv gratis