En helt ny hverdag uten permer

Der det er langt mellom enhetene og reiseveien kompliseres av vær og vind, er det både nødvendig og kjærkomment med digitale verktøy som gjør hverdagen enklere. Derfor er Kirsti Jacobsen stolt av å kalle seg «HR-Portalens mor i Helse-Nord».

Rådgiveren for Regional Systemenhet ved Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) har vært ansvarlig for implementering av HR-Portalen i regionen. Barnet, som bærer navnet Visma Multi, har hun tatt godt vare på fra unnfangelse til fødsel – og langt opp i oppveksten.

Det startet med et pilotprosjekt på UNN i 2012, hvor Kirsti Jacobsen var avdelingsleder. Det fantes ikke noe tilsvarende system i regionen da prosjektet startet. 

– Det gikk i internpost og manuell oppfølging, sier hun og forklarer at de tok utgangpunkt i jobben som var gjort i Helse Sør-Øst, og tilpasset det digitale lønns- og personalsystemet til Helse-Nord i et samarbeid mellom alle helseforetakene og Visma. UNN var først ute, og de andre sykehusene ble med etter hvert.

– Noe av det som er unikt med den nye HR-Portalen er nettopp det; at deler av løsningen tilpasses helseforetakene samtidig som vi har mest mulig felles, sier Jacobsen.

Overgangen fra papir til digital arbeidsflyt ble stor, og etter hvert helt uvurderlig. Denne måten å gjennomføre personaladministrasjon på var helt ny for både ledere, saksbehandlere og ansatte, og det tok sin tid å få alt på plass og for alle å ta det i bruk. Men etter hvert som permer og løse kopier forsvant, oppdaget de at den digitale løsningen var både tidsbesparende, sikker og effektiv. En slik automatisert arbeidsflyt ble gull verdt i en travel hverdag.

Ved Finnmarkssykehuset har avdelingsleder for personal Øivind Monsen ansvaret for stabsavdelingen som server hele Finnmarksregionen. 

– HR-Portalen er vårt hovedsaksbehandlingssystem, hvor vi håndterer all ansattinformasjon. Vi bruker det eksempelvis i nyansettelsesprosesser, fra A til Å, helt til signert avtale, forklarer han.

Det samme gjelder «ansattreisen». Systemet følger den ansatte hele veien.

Plutselig ble hele arbeidsflyten veldig synlig. Nå oppfordrer de ledere og ansatte til å ta alle mulighetene i bruk.

– Noen har naturlig nok «kjørt litt dobbelt» i oppstartsfasen for å «sikre seg», eksempelvis med bruk e-post ved siden av, men de finner fort ut at det blir tungvint og mot sin hensikt å ikke la saksflyten gå slik det er ment at den skal, sier prosjektlederen.

En viktig rolle i Jacobsens hverdag er nettopp å prøve å unngå dette, og bistå foretakene i regionen med å se fordelene ved å gjøre ting én gang, på ett sted.

– Dette er ikke bare til stor hjelp for lederne og oss i HR, det er også revolusjonerende for de ansatte. Nå har vi brukt verktøyet i snart 10 år og jeg husker ikke hvordan vi klarte oss uten, sier hun.

Tidligere hadde hver helsearbeider en ansattmappe, som de selv ikke hadde tilgang til. Med mindre man ba spesifikt om innsyn og hadde gode grunner for dette. Nå er det en informasjonsflyt og transparens mellom ansatt, leder, personal og lønn som er oversiktlig, ryddig og sikker.

– Det er ikke lenger personavhengig om informasjon kommer trygt frem til deg i tide, og om og når du får svar. Og vi trenger ikke lenger ringe eller maile for å purre. Systemet tar seg av automatiske varsler og påminnelser, som eksempelvis ansatte med en bestemt stoppdato, avtaler som må forlenges og kurs som skal gjennomføres. Denne nye kundereisen for våre ansatte og ledere er noe av det beste med hele HR-Portalen, sier Jacobsen.

Dette er Øivind Monsen ved Finnmarkssykehuset helt enig i.

– Det tar åtte-ni timer med bil fra sykehuset i Kirkenes til Hammerfest. Ja, vi har flyplass, men også mye vær. Så det å reise hit er ikke alltid så lett. Vi er langt unna det meste og folk som skal begynne hos oss er ikke nødvendigvis bosatt i Finnmark, forteller Monsen.

Med verktøy som digital signering sparer de mye tid, blant annet i postgang. 

– Det er også arbeidsbesparende og vi får mer kontroll på prosessen. Dette er en helt ny verden for oss og den største nyheten på lang tid. sier han.

Nye løsninger har hjulpet godt, men en digital hverdag er ikke noe nytt her.

– Jeg vil vel si at vi var tidlig ute. Vi har brukt løsninger som Teams lenge før korona kom. Dette var vi avhengig av for å møtes. Fjernledelse er noe vi er vant til, sier han.

I den nye HR-Portalen er alt samlet på ett sted – med én innlogging.

Ledere får umiddelbart full oversikt over alle arbeidstakere og de ansatte har tilgang til alt de trenger – som lønnsslipper, reiseregninger, ferie- og sykedager via den enheten de ønsker å bruke.

For avdelingsleder Øivind Monsen har det vært viktig med en strømlinjeformet arbeidsflyt.

– I tillegg til alt annet er kurs, opplæring og kompetanseplaner for ansatte en integrert del av portalen. Dette er til stor hjelp blant annet i nyansatt-fasen. Alle planer ligger ferdig, de ansatte får påminnelser i systemet og leder slipper å mase, sier han.

– Digitaliseringsprosessen har bare økt. Fra å skanne inn og opprette dokumenter manuelt, ligger nå maler for det meste klart i HR-Portalen. Vi har også nettopp fått på plass sletterutiner, som er viktig med tanke på GDPR. Før måtte vi huske på å slette data, nå går dette automatisk, forklarer Monsen.

– I HR-Portalen kan da både eksisterende og ny leder få rollestyrt tilgang. Like enkelt er det å fjerne tilganger når man ikke trenger det lenger, sier Jacobsen og forklarer at Visma Multi har forenklet arbeidsdagen for tusenvis av ansatte i Helse-Nord. 

Nå handler det om å følge opp barnets utvikling videre, se muligheter og bruke disse aktivt – slik at hele familien kan fungere sammen i den nye hverdagen.

Skybasert selvbetjening med HR-Portalen

HR-Portalen til Visma Multi leveres som skytjeneste, og sparer deg for større, interne IT-investeringer og unødvendige kostnader.

Finn ut mer om selvbetjening