Vellykket helhetsintegrering sparte tid og penger for TDC

TDC samlet alle innkjøp i en portal. På tross av et omfattende integrasjonsarbeid gikk det enkelt og greit, takket være godt samarbeid.

Utfordring

TDC hadde flere separate systemer for å håndtere innkjøp, fakturaer og logistikkflyt, og nå skulle så mye som mulig samles i en løsning. Det innebar at mange ulike typer data og informasjon måtte integreres med forretningssystemet.

– Vi måtte integrere portalen med organisasjonsdata, brukerregister, attesthierarki, finansiell masterdata, konteringsregler, leverandørregister og mye mer i en løsning som dessuten skulle fungere i tre land, noe som også var en utfordring, sier Tomas Vestergren som er arkitekten bak TDCs løsning.

Løsning

TDC valgte Visma Proceedo som plattform for sin portal, og lyktes med å redusere tre system. Selve integrasjonsarbeidet var omfattende, men gikk likevel relativt smertefritt.

– Visma har ferdige standardintegrasjoner for eksempel for masterdata og single sign on, og det gjorde arbeidet lettere, sier Tomas Vestergren.

TDC hadde også planer om en helhetsintegrasjon av logistikkflyten. For å kunne automatisere dette, var det nødvendig med ordrematching i logistikkflyten, noe som var ny mark for både TDC og Visma. Dermed krevdes det en del tilpasninger.

– Visma forbedret ordrematchingen i Visma Proceedo for å gjøre det mulig med automatisk håndtering av logstikkflyten som vi hadde behov for, noe som var veldig positivt. Denne typen samarbeid krevdes for at vi skulle få en løsning som i dag kan håndtere stort sett alle typer innkjøp, sier Tomas Vestergren.

Resultat

TDC kan nå lese inn innkjøpsordrer fra forretningssystemet og matche dem mot fakturaene, og på denne måten automatisere en stor del av fakturahåndteringen. Opp mot 40 prosent av alle fakturaer er nå matchet direkte mot en ordre.

– Det er litt vanskelig å måle forbedringene helt eksakt, men nå har vi uten tvil bedre kontroll på våre innkjøp, og andelen løse fakturaer (som ikke matches mot ordrenummer) har minsket. Det at vi har fått ordrematching i logistikkflyten har også medført store tidsbesparinger, og har gitt oss bedre kontroll. Med samarbeidet med Inexchange fikk vi en rask innføring av en e-faktura-håndtering, sier Richard Qvist, innkjøpssjef på TDC.

TDC bruker i dag Visma Proceedo for direkte og indirekte innkjøp, samt tjenesteinnkjøp, fakturahåndtering, ordrematching, i tillegg til interne prosesser som konsulent- og firmabilhåndtering – alt via samme portal. Dessuten bruker flere av TDCs kunder og målgruppe Visma Proceedo, noe som også fører til at TDC har en bedre forståelse for begge sidene.

– Vi er for eksempel leverandør til Västerås by, som via en integrert løsning med TDC nå har en automatisert løsning av ordre og fakturahåndtering, sier Richard Qvist.

For å lykkes med et integrasjonsprosjekt av dette omfanget, er det viktig å tenke på visse ting. Først og fremst må man analysere hvilke behov organisasjonen har før man begynner å se på ulike løsninger. Deretter må man bestemme seg for hvilken type løsning som passer best for hver enkelt virksomhet. Her handler det blant annet om å velge mellom å drive løsningen i egen regi, eller kjøpe den som en skytjeneste.

– Det finnes fordeler og ulemper med begge variantene, men vi valgte en skyløsning fordi vi ville gå mot standardiserte løsninger, og ikke være nødt til å finne opp hjulet igjen og igjen, sier Richard Qvist.

Selv om en integrasjon kan ses på som et teknisk prosjekt, er det i grunnen et forandringsarbeid. Når flere systemer integreres i et nytt, kommer brukerne til å begynne å arbeide i det nye systemet og i visse tilfeller endre på sin arbeidsflyt, noe som er viktig å inkludere i planleggingen. Det er viktig å selge inn løsningen internt.

– Glem ikke å bemanne ut i fra behovene i prosjektet. Ta gjerne inn folk med kompetanse dere ikke har selv, i stedet for å gjette hva som trengs og hvordan det bør gjøres. Jo mer du gjetter, jo lengre tid kommer prosjektet til å ta, og det vil man jo unngå. I et slik prosjekt blir man jo aldri ferdig, og sammen med Visma ser vi frem til ytterlig forbedrede integrasjoner og utdata for å nå enda høyere grad av automatisering og kontroll, sier Richard Qvist.