Drammen videregående sparer 3 dagsverk ved å bruke den automatiske timeplanleggeren

Vegard Andersen jobber som utdanningsleder og timeplanlegger ved Drammen videregående skole. Siden innføringen av Visma InSchool i 2020 har han brukt automatisk timeplanlegging, og mener det sparer ham opptil 3 dagers arbeid.

- Den automatiske timeplanleggeren har blitt mye bedre de siste årene! I dag stoler vi på resultatene og har ikke behov for å sjekke uke for uke hva den har lagt ut, sier han.

Visma InSchool har skapt muligheter for samarbeid

Drammen videregående er en skole i Buskerud fylkeskommune, med et bredt tilbud av programområder og fag for sine 1300 elever og 150 lærere. De jobber med en fast timeplan som veksler mellom odde- og partallsuker. Noen av utdanningsprogrammene avviker fra dette, for eksempel Salg, service og reiseliv.

For å lykkes med timeplanen er det mange aspekter som hensyntas og ulike funksjoner som skal fungere sammen. Ved Drammen videregående har de etablert en skoleårsplanleggingsgruppe som møtes en gang i uka, og disse er hjertet i administrasjonen for skoleårsplanleggingen. Med Visma InSchool har det blitt mer naturlig å dele arbeidet på flere personer, noe som har muliggjort dette samarbeidet. Sammen legger teamet grunnlaget for timeplanen, og sørger for at alle data legges inn riktig uten feil.

Vegard Andersen, Utdanningsleder og timeplanlegger ved Drammen VGS.

20% av Drammen VGS' timeplan er lagt ved hjelp av automatikk

Når det er tid for å lage timeplanen, er det Vegard som har hovedansvaret. Han forteller at han gjerne skulle brukt automatikken til samtlige timeplaner, men at det foreløpig er mest hensiktsmessig å bruke den til økter i fellesfagene.

- Når jeg legger timeplanen, begynner jeg med å legge de gruppene med flest restriksjoner manuelt, sier han.

I Drammens tilfelle er det idrettslinja som er vanskeligst å legge timeplan for. Dette er fordi det er mange komplekse restriksjoner knyttet til toppidrettslærerne og -stedene. Når idrettslinja er ferdig timeplanlagt, fortsetter Vegard å legge ut økter manuelt og tar det vanskeligste først.

Til slutt er det bare fellesfagene igjen. Med 2000 elever er dette en jobb som kan ta flere dager å løse, men ved hjelp av automatikken sparer Vegard inntil tre dagers arbeid. Totalt, anslår han at de legger 20% av timeplanen ved hjelp av automatikk.

Automatikken finner gode løsninger

Ifølge Vegard finner automatikken alltid løsninger, og det siste året har det blitt mye bedre. Det første året skapte automatikken usikkerhet, men i dag, når de bruker normaløktmodus*, stoler de på resultatene.

- Har du lagt inn de tingene som skal på plass, finner den automatiske timeplanleggeren gode løsninger for timeplanen. Og hvis den ikke finner en løsning, kan det være at vi har gjort noe galt med fordelingen, sier han.

Det hender at de flytter økter i etterkant, for eksempel hvis en lærer ser en bedre løsning enn automatikken. Vanligvis tar de imidlertid ikke hensyn til slike ønsker, ettersom alle ansatte vet at det er vanskelig å få en timeplan som fungerer. 

*Normaløktmodus er en modus hvor den automatiske timeplanleggeren kun legger ut undervisningsøkter basert på den fordelingen og de ukene brukeren har definert i undervisningsgruppekomponentene (normaløkter). Du kan lese mer om normaløktmodus på Zendesk.

Fremtidige ambisjoner for timeplanlegging

Fremover ser Drammen VGS at de ønsker å jobbe mer aktivt for å møte årstimetallet, og at automatikk kan være løsningen på dette. De bruker imidlertid ikke automatikken til dette i dag, siden de er avhengige av normaløktmodus.

- Lærerne kan gjerne ha ekstraøkter mellom de vanlige øktene, men å finne hullene der det passer å legge dem, er den vanskelige delen, utdyper Vegard.

I dag har ikke Vegard og skoleårsplanleggingsteamet funnet tid til å prioritere dette arbeidet, men sier at det er noe de har ambisjoner om. De tror også at automatikken kan hjelpe dem med å timeplanlegge blokkene, men det arbeidet har de ikke tatt tak i ennå.

På spørsmål om han vil anbefale den automatiske timeplanleggeren til andre skoler, svarer Vegard at han ikke ser hva du har å tape på å prøve.