John Kristiansen er både fagekspert i SMP (Vigo IKS) og avdelingsleder i Karriere Oppland Hadeland. I tillegg, har Kristiansen ansvar for Visma InSchool med tanke på voksnes læring i Innlandet fylkeskommune, og han deler gladelig sine erfaringer med oss.
Innledningsvis, legger ikke Kristiansen skjul på at det første året i full drift med Visma InSchool til dels var krevende for voksenopplæringen.
- Voksenopplæringen er jo litt annerledes enn videregående opplæring, men i det store og det hele har det gått veldig bra, sier han. Noe som er annerledes hos oss, er at voksne elever starter og slutter på ulike tidspunkt og akkurat nå får ikke eleven skiftet programområde mellom nivå i løpet av året. Når dette kommer på stell vil det være en radikal forbedring!
På grunn av rollen som fagekspert hos Vigo IKS, har også Kristiansen kjennskap til hva som utvikles for voksenopplæring i perioden fremover.
- Nå er jo utdanningsplanen utviklet, og dette gjør en stor forskjell for oss, forteller han. Det utvikles også en ny søkerportal, og da kommer elevene direkte inn i løsningen - noe som blir veldig bra. Per nå har vi imidlertid saksbehandling hvor alle elever søker inn i Vigo Voksen, og så laster vi inn inntaksfilen i Visma InSchool. Vi må klikke en del for å for eksempel få riktig fagstatus, men dette blir nok bedre når innsøkingsmodulen er ferdig. Det begynner å bli en grei rutine til tross for at det er manuelt, og alle ser veldig frem til å få ett system for saksbehandling!
Som en del av prosessen med å ta i bruk et nytt administrativt system, gjør også voksenopplæring noe om på sine rutiner.
Nå som vi skal slutte å bruke Vigo Voksen, har vi faktisk en unik mulighet til å rigge rutiner og saksbehandling på en annen måte. Det skal sies at vi var litt spente på de standardiserte prosessene [som følger med Visma InSchool], og det blir spennende fremover. Det har nok vært enda større ulikheter i praksis på voksenopplæring enn i videregående opplæring, men det har faktisk gått overraskende greit så langt. Dette vil jo være en styrke med tanke på privat praktisering når det knyttes til rutiner, for det blir vanskeligere å finne kreative løsninger utenom. Sånn sett er det fint med noen begrensninger!
På spørsmål om det er noen prosesser i Visma InSchool som Karriere Innlandet drar spesielt godt nytte av, trekker John Kristiansen frem både timeplan og oversikter.
- I voksenopplæringen har vi i mindre grad hatt en timeplan på samme måte som andre videregående skoler, og det fungerer veldig bra med timeplan nå, forteller han. Voksenelever har jo tross alt like stort behov for å se timeplanen sin som andre elever! Skoleårsplanleggingen er også blitt en hel del bedre i år enn i fjor (2020). Det å koble arbeidsåret opp mot avtaleverk, leseplikt og så videre er også en kvalitetssikring med tanke på at læreren får den rettmessige betalingen for jobben de gjør. Det er litt klikking for oss, men jeg synes jo det er bra.
Også de ansattes sider i Visma InSchool er noe Kristiansen trekker frem.
- Hva gjelder ansattdelen i Visma InSchool, er den oversikten over beskjeftigelse veldig fin. Totalt sett er det mange gode elementer i løsningen, og det har vært mange endringer siden oppstarten vår i fjor (2020/2021). “Arbeidstid på skolen” er et eksempel på noe nytt, og dette ser veldig bra ut. Lønn- og vikardelen er også arbeidsbesparende, men der har vi en utfordring med synkroninsering til HR. Dette har imidlertid med fylkeskommunens interne rutiner å gjøre.
- [Med tanke på oversikter] er Visma InSchool veldig bra når du skal telle elever, fortsetter han. Det er et veldig godt system på klassenavn for eksempel, hvor jeg ved å bare skrive tre bokstaver i oversikten kan finne antall elever ved mitt senter! Det er veldig oversiktlig, også kan man jo søke opp elever også. Snart kan man søke i historiske data óg, noe som er bra for dette har vært utfordrende.
Visma InSchool er en stor og kompleks løsning, og de ulike skolene oppfordres derfor til å dele erfaringer med hverandre underveis. I sine tips, trekker John Kristiansen frem opplæring i tillegg til konkrete oppgaver man må huske på.
- Når du skal være skoleleder er det et forholdsvis stort område å sette seg inn i, påpeker han. Noe som overrasket litt i høst kontra i fjor, er at folk opplever noe som feil, men egentlig husker de bare ikke hvordan de gjør det. Her er det viktig at folk bruker Zendesk [Visma InSchools brukerportal]. Her ligger det veldig mye bra informasjon, men det er ikke nødvendigvis alle som leser det.
Ellers, mener Kristiansen at man må være spesielt obs på roller og tilganger.
- En del brukere kan oppleve noe som feil fordi de ikke har riktig tilgang til det de mener de skal gjøre. Et eksempel fra nå i høst var da vi skulle registrere mobilnummer manuelt, og dette er det jo ikke alle som har tilgang til. På grunn av denne manglende tilgangen, opplevde flere dette som feil. Tilsvarende, må enkelte prosesser skje i en viss rekkefølge. For eksempel, må programområder legges inn som tilbudt i kodeverket før andre får gjort det de skal, avslutter han.