Digital time­registrering sparer tid i kommunen

I Orkland kommune har de tatt i bruk Visma Tid til time­registrering. Systemet fungerer som et moderne stemplingsur, og gir både ansatte og ledere god oversikt over timebruk og fravær.

– Jeg vet at det er mange ansatte her som er glade for å slippe Excel-ark og manuell time­registrering, sier Bjørn Atle Ebbesen.

Han er rådgiver for personal og organisasjons­utvikling i Orkland kommune. Kommunen tok i bruk det skybaserte timeregistrerings­systemet Visma Tid i forbindelse med kommune­sammenslåingen i 2020, da kommunene Orkdal, Meldal, Agdenes og deler av Snillfjord ble slått sammen til Orkland. Kommunen sørvest i Trøndelag har i dag 120 ansatte i administrasjonen på Rådhuset, og flertallet har allerede tatt i bruk det nye timeregistrerings­systemet.

– De minste kommunene opererte med regneark for time­registrering før sammenslåingen. Det var både tungvint og tid­krevende, sier Ebbesen.

– Vi ønsket oss et system som fanger opp fravær og variabel lønn. I tillegg har flere av de ansatte i kommunen fleksitid, så vi trengte at systemet også kunne håndtere denne ordningen, forteller han.

Visma Tid er fullintegrert mot kommunens HRM-system, og sender automatisk timegrunnlaget til faktura- og lønnssystemet, lønnsberegnet med riktige tillegg.

– Det har fungert fra første dag, og har blitt godt tatt imot av de ansatte her. Mye går automatisk, så vi slipper punching og manuell registrering før lønnskjøring, og det er nok de ansatte i lønnsavdelingen vår ekstra glade for. Systemet surrer og går av seg selv og sikrer en sømløs prosess fra registrering til utbetaling, sier Ebbesen. Han synes opplæringen i systemet - som for øvrig er tilgjengelig fra alle digitale plattformer, enten du foretrekker PC, mobiltelefon, smartstempling eller adgangskort - har gått smertefritt. Timene registreres kun ett sted, og fordeles deretter til riktig prosjekt.

Får god oversikt

Virksomhetens ansatte har sin egen brukerportal med timebank, fraværsoversikt og ferieplanlegger. Der får de oversikt over all timebruk, slik som hvor mange timer de har til gode, og hvor mange feriedager de har igjen. Virksomhetens ledere kan lage et bredt utvalg av rapporter og statistikk over fravær og timebruk.

• Håndterer all timefangst i din organisasjon.

• Gir full oversikt over ferie, fravær, overtid, kontering, timebank, avvik og prosjekter.

• Har HR-funksjonalitet med elektronisk egenmelding, fravær og permisjons-søknad.

• Er fullintegrert med Visma faktura- og lønnssystem og Microsoft Office.

• Smartstempling gjør at de ansatte kan bruke adgangskort og inn- og utstempling på nettbrett.

• Gir deg nøyaktige kalkyler og rapporter.