Et budsjett kan gi svar på mange vanskelige spørsmål. Hvor og hva kommer pengene fra, og hva skal pengene gå til? Har selskapet kontroll på økonomien? Hvilke forventninger har eiere, styre og selskapets ledelse til resultatet og likviditeten i de neste periodene?
Budsjettet gir deg oversikt
Når du planlegger virksomhetens fremtid, er budsjettet ditt viktigste hjelpemiddel. Et budsjett kan defineres som en oppstilling av dine forventede inntekter og kostnader i en bestemt tidsperiode. Budsjettet er med andre ord ditt økonomiske handlingsprogram.
To typer budsjettering
Resultatbudsjettet forteller om inntekter og kostnader og i hvilken grad selskapet forventes å gå med overskudd eller underskudd. I et resultatbudsjett ønsker man å få frem et resultat som er riktigst mulig for verdiskapingen for den perioden vi måler (normalt ett år).
Likviditetsbudsjettet forteller om man har penger på konto til å betale løpende utgifter. Her skal det budsjetteres når pengene går ut og kommer inn. I et likviditetsbudsjett ønsker man å få kontroll over innbetalinger og utbetalinger i den perioden som måles. Kall det gjerne pengestrømmen. Det kan være smart å sette opp noen hjelpebudsjetter før resultatbudsjett og likviditetsbudsjett lages. Forrige års regnskap kan være et bra utgangspunkt for neste års budsjett.
Derfor bør du lage budsjett
Det er mange gode grunner til å sette opp et godt gjennomarbeidet budsjett. Manglende budsjettering kan blant annet forårsake:
• Sviktende lønnsomhet i foretaket
• Leveringsvanskeligheter eller unødig lageropphoping
• Manglende oversikt over konsekvensene av planlagte investeringer
• Virksomheten kommer lett i akutte, uforutsette likviditetsvansker
• Man blir ikke klar over kapitalbehovet før behovet plutselig oppstår
• Skjev finansiering av foretaket: Akutte kapitalbehov eller investeringer finansieres ved tilførsel av kortsiktig og kostbar fremmedkapital
Tre sentrale faser i budsjettarbeidet
Grovt sett kan vi dele budsjettarbeidet i tre: Forberedende planlegging, budsjettutarbeidelsen og budsjettkontrollen.
Den forberedende planleggingen skal munne ut i budsjettmål og inkluderer ofte følgende elementer:
• Vurdering av de økonomiske framtidsutsiktene for bedriften
• Vurdering av etterspørsel
• Lønnsomheten i de ulike målgruppene analyseres
• Sammenligning med konkurrenter dersom det er mulig å skaffe aktuelle data
Samtlige forutsetninger og mål vil danne grunnlaget for budsjettutarbeidelsen. Når avdelingene har utarbeidet sine budsjetter, settes disse sammen til en helhet. Mindre virksomheter kan sette opp enkle drifts- og likviditetsbudsjetter som gir full oversikt.
Så kommer vi til budsjettkontrollen. Den er viktig, fordi den gir kunnskap som gjør det lettere å forbedre fremtidig budsjettarbeid. Med jevne mellomrom bør man kontrollere regnskapstallene mot budsjettene. Avvik bør få full oppmerksomhet. Avvik vil normalt bety at man må rydde opp. Skyldes avvikene at budsjettforutsetningene har sviktet, kan og bør budsjettet bli tatt opp til revisjon. Ikke vær redd for å justere budsjettet når man ser at det kommer til å bli avvik. Det betyr ikke det samme som at man har endret målsetting.
Tenk langsiktig
Det neste naturlige steget er langtidsbudsjetteringen. De første tolv månedene er forholdsvis lette å budsjettere. Men jo lengre frem man forsøker å budsjettere, desto vanskeligere kan det være å sette opp tall som skal være en veiviser for den videre fremdriften. Det er smart å bryte budsjettet ned på måned det første året. For de neste to-tre årene vil det være mer problematisk å budsjettere måned for måned – spesielt hvis man ikke har tidligere regnskapstall å forholde seg til.
Vær tilpasningsdyktig
Verden endrer seg hurtig, og man bør anstrenge seg for at selskapet på en enkel måte kan tilpasse seg. Det er viktig å ha en dyktig samarbeidspartner når man planlegger budsjett.
Ta gjerne kontakt med oss. I Visma har vi brukervennlige og moderne systemer for budsjettering, både for drifts- og likviditetsbudsjettering. Våre modeller er utviklet for å belyse de økonomiske konsekvensene av planene for budsjettperioden. Vi utarbeider en plan for anskaffelse og ressursbruk. Parallelt med dette ser vi på historikken i selskapet og legger planer basert på tidligere erfaringer.