Brief og debrief med kunde
God kommunikasjon er avgjørende for å avklare oppgaven. Etter at du har fått presentert briefen fra kunden, bør du avtale en debrief. Har dere forstått hverandre? Sitter du som fagperson igjen med et presist inntrykk av prosjektets mål og hensikt? Svaret finnes bare ett sted: hos kunden, men dette er likevel viktig begge veier. En debrief legger grunnlaget for god, åpen og ærlig kommunikasjon hele veien.
Les også: – Et paradoks at så mange fremdeles jobber helt eller delvis manuelt
Avklar arbeidsgruppen
Tenk nøye gjennom hvilke ressurser du trenger, samt hvilke kompetanser og egenskaper disse menneskene bør besitte. Sørg for at alle i arbeidsgruppen kjenner til prosjektets mål og rammer. Hvor reiser vi fra, med hvilke mellomlandinger og til hvilken destinasjon skal vi?
Kartlegg behov og utfordringer
Gå tilbake til skrivebordet. Nå starter researchfasen. Det er lett å la seg rive med når man kjenner på et brennende engasjement. Får man i tillegg vann på mølla i form av ivrige prosjektdeltakere, er det enkelt å hoppe rett til løsningen. Noter deg gjerne løse idéer og tanker, men forsikre deg om at dere begynner fra begynnelsen: kartlegging av kundens behov og utfordringer.
Dette, i tillegg til egen innsikt og research, legger grunnlaget for det videre arbeidet. Med god innsikt i bunn, er det lettere å fatte beslutninger og stå med sterkere faglig tyngde mot kunde, i de tilfeller det er innvendinger.
Lag en god prosjektplan
Mangfoldet i et prosjekt kan være stort – både i form av fagområde, ekspertise og mennesker. Det kan være sprik i alt fra alder til teknisk kompetanse. Sørg for å gjøre prosjektplanen så kompleks som nødvendig, men likevel så enkel som mulig.
Legg frem en fremdriftsplan fra A til Å. Er det parametere eller informasjon som ikke er relevant for deler av eller hele arbeidsgruppen? Da trenger det heller ikke være tilgjengelig. På samme måte er det å sette på kopi noen som ikke får verdi av å følge korrespondansen, også unødvendig.
Hold et øye med budsjettet
Det er lettere sagt enn gjort å gjennomføre et prosjekt på estimert tid. En undersøkelse fra 2012, utført av The Standish Group International tar for seg 90 000 gjennomførte prosjekter innen IT og software. Undersøkelsen viser at:
- kun 39 % av prosjektene ble levert på tid, innenfor budsjett og med ønsket resultat
- 43 % ble fullført, men ikke i henhold til planen
- hele 18 % av prosjektene feilet
Dette går i sin tur utover bedriftens lønnsomhet. Derfor er det viktig med gode rutiner for å holde seg innenfor budsjett – uansett om prosjektet går på fastpris eller timepris.
Riktig og effektiv fakturering
Går prosjektet på timepris? Da er det viktig at alle fakturerbare timer registreres. Samtidig er det viktig at det ikke faktureres feil, slik at kunden blir misfornøyd og bedriften må bruke mye tid på å forsøke å rette opp. Å ha ett system som forener fakturaer og rapporter, sparer deg for tid og reduserer sjansen for feil. Korrekt fakturering gir fornøyde kunder.
Les også: 7 bevis på at god prosjektstyring gir gevinster
Grundig evaluering av prosjektet
Det er lett å nedprioritere en grundig evaluering fordi det er nye, viktigere oppgaver å ta fatt på. Men det er livsviktig å ta lærdom av endte prosjekter – suksesshistoriene så vel som de som ikke fungerte.
Det er alltid noe å lære og noe som kunne blitt løst annerledes. Som med alt annet, skaper du deg et erfaringsgrunnlag som kan brukes i neste prosjekt. Med gode prosjektrapporter og analyser kan du lære av de vellykkede elementene og rose de gode bidragsyterne. Innsikten du sitter igjen med, brukes til å tette lukene og jobbe enda mer produktivt neste gang.
Les også: – Maskinverdenen skal ikke ta over, men understøtte at jeg tar de riktige beslutningene, sier daglig leder Jens Petter Reinertsen i IKT-selskapet Skarpe. Les kundehistorien.
Gjør deg kjent med mulighetene
Vår løsning for prosjektstyring, Visma.net Project Management, syr sammen de fleste prosessene for bedrifter som selger tjenester. Er du på jakt etter en bedre løsning enn den dere sitter på i dag – da kan det passe å ta en titt her: